Отсутствие консультаций с пользователями по ключевой реализации SAP вызывает постоянные разногласия между парламентариями, разработчиками и контролерами системы.
Система управления парламентскими расходами — PEMS — вызвала резкую критику за превышение бюджета примерно на 30 миллионов долларов и отставание от первоначального графика на несколько лет. Стоимость в настоящее время составляет 68 миллионов долларов, из которых 4,04 миллиона долларов в год выделены на обслуживание и хостинг.
В конце прошлого года правительство передало проект в Национальное контрольно-ревизионное управление Австралии (ANAO) для расследования; предлагаемая ревизия остается «на рассмотрении».
Тем не менее, длинная череда вопросов по оценкам сената во вторник предоставила некоторые дополнительные сведения о текущих проблемах с PEMS, а также о том, что изначально привело к материализации многих из них.
Финансовый директор по информационным технологиям Джон Шеридан сказал, что PEMS уже некоторое время успешно обрабатывает требования парламентариев и сотрудников о возмещении расходов.
Он не соглашался с чрезмерно упрощенными представлениями и описаниями системы.
В то время как его основной вариант использования заключается в том, чтобы сделать заявления о расходах парламента более прозрачными после громких скандалов, таких как печально известный «choppergate», Шеридан сказал, что PEMS на основе SAP — это нечто большее.
«Это не просто система управления расходами [or a] система проверки кредитных карт, как ее иногда предлагали. Это система планирования ресурсов предприятия (ERP), — сказал Шеридан.
«Он заботится о системе управления персоналом, так что управляет примерно 2500 людьми; он платит, я думаю, 2200 человек каждые две недели; [and] он заботится о том, чтобы в этом финансовом году превысить 150 000 требований за весь этот период».
Шеридан сказал, что использование ресурсов подрядчика для создания системы SAP является фактором, влияющим на затраты, понесенные до сих пор.
«Большая часть затрат связана с наймом специализированных подрядчиков, а не консультантов, для предоставления опыта работы с программой, необходимого для реализации этой сложной системы SAP», — сказал он.
«Если бы я предположил, я бы сказал, что большая часть финансирования ушла на то, чтобы заплатить разработчикам за эту работу».
Что касается задержек, Шеридан сказал, что сроки реализации проекта означают, что на него повлиял ряд внешних факторов.
«К сожалению, нам пришлось несколько раз вносить поправки в график, поскольку он изначально был задуман как следствие ряда вопросов, не зависящих от проекта», — сказал он, указав, что два голосования и карантин из-за коронавируса оказали влияние.
Задержки были «прискорбными, но необходимыми», сказал Шеридан.
В настоящее время на PEMS влияют две проблемы.
Во-первых, проектная группа ожидала, что функция отчетности о расходах будет запущена в июле прошлого года, а теперь ожидается, что она не будет запущена до сентября этого года.
Во-вторых, существует гораздо более серьезная проблема, вызванная недостаточным участием конечных пользователей в проекте, особенно в том, как проектировалась и создавалась PEMS.
Ясно, что парламентарии и их сотрудники по-прежнему сталкиваются с рядом проблем с удобством использования, включая сочетание плохо спроектированных и неэффективных процессов подачи исков.
Шеридан вместе с членами обновленного руководящего комитета, наблюдающего за созданием и эксплуатацией PEMS, наметил ряд инициатив, направленных на получение обратной связи от пользователей и решение проблем с удобством использования.
Хотя некоторые проблемы были решены, другим придется подождать, пока модуль отчета о задержанных расходах не будет представлен позднее в этом году.
Анализ причин
Специальный государственный министр Дон Фаррелл, который передал ПЕМС в ANAO, сказал, что на этой неделе он провел предварительные обсуждения с правлением IPEA — независимого органа по расходам парламента, который является «владельцем бизнеса» ПЕМС — в попытке лучше понять, где проект пошел наперекосяк.
Гипотеза Фаррелла состоит в том, что с самого начала проектом руководил технический персонал.
«Насколько я могу судить, люди, управляющие проектом, были, как правило, «технократами» — людьми, имевшими опыт построения подобных операций, а пользователи системы недостаточно участвовали в этом», — Фаррелл. сказал.
«Я думаю, что теперь у нас есть комбинация этих групп, работающих вместе, и я думаю, что комбинация технических специалистов, которые знают, как создавать все эти системы, и участие пользователей теперь, надеюсь, приведет к лучшему продукту».
Оценки поступивших в эфир жалоб на отсутствие консультаций с пользователями при разработке PEMS. Хотя справочная группа пользователей существовала, предполагалось отсутствие участия, и вопросы, поднятые на форуме, часто откладывались.
В результате налицо явный разрыв с группой парламентариев, недовольных тем, как ПЕМС обращается с требованиями о возмещении расходов.
И Шеридан, и заместитель министра финансов Мэри Вили-Смит, которая возглавляет руководящий комитет PEMS, признали серьезные проблемы с удобством использования.
Шеридан сказал, что проблемы с удобством использования собираются в центральной системе и расставляются по приоритетам для исправления, хотя сенаторы не понимают, где и как сообщать о проблемах.
Он также сказал, что в ноябре и декабре прошлого года было проведено около семи брифингов для пользователей, как в здании парламента, так и удаленно, «по поводу требований и проблем, которые возникали у пользователей».
Это привело к немедленному внесению некоторых изменений в ПЕМС, в частности, в отношении уведомления парламентариев в качестве лиц, утверждающих расходы, и сотрудников в качестве лиц, подающих «при подаче или отклонении требований».
Другие немедленные «улучшения» касались проблем безопасности, например, людям разрешалось использовать PEMS, но они не могли входить в нее.
«Нам известно о других проблемах с доступностью для пользователей, и мы планируем, что они будут рассмотрены комитетом по управлению после [the expenditure report] доставляется, а затем расставляется приоритеты и над ними работают», — сказал Шеридан.
Уайли-Смит соглашается: «Пользователи поднимают ряд вопросов. Я бы сказал, что как департамент и как руководящий комитет мы полностью осознаем многие из этих вопросов.
«Мы действительно хотим услышать о них [and] мы хотим на самом деле исследовать то, что испытывают пользователи».
Уайли-Смит добавила, что ориентация на пользователя, применяемая сегодня к PEMS, является относительно недавним изменением, совпавшим с ее переходом на финансы в августе прошлого года.
«Я бы сказала, что с тех пор, как я здесь, мы были очень сосредоточены на пользователях, — сказала она.
«Большой охват, общение с пользователями. Мы также отправляем людей, чтобы они сидели с парламентариями один на один, чтобы обсудить проблемы.
«Если есть проблема с системой, они возвращают ее, и у нас есть список того, что нам нужно обновить или исправить».
Отчет о задержке расходов
Помимо удобства использования, основной проблемой PEMS является отсутствие возможности отчетности о расходах через систему.
Несмотря на то, что она принимает командировочные расходы, офисные расходы и аналогичные типы данных, система не может генерировать отчет по этим данным, что является проблемой, учитывая, что система — и проект — существует для обеспечения прозрачности заявлений о расходах парламента.
Модуль отчетности должен был быть запущен в июле прошлого года в рамках более крупного этапа работы. Вместо этого его перенесли на сентябрь 2022 года, а затем на май 2023 года.
Шеридан указал, что проблема заключается в форматировании данных.
«Вопрос, связанный с отчетом о расходах, заключается в получении довольно сложного, подробного отчета с очень высокими ожиданиями в плане макета и деталей, готовых вовремя, и это то, что мы не смогли сделать», — сказал он.
«Это вопрос о том, чтобы взять данные из системы и создать [a report] особенно подробным и историческим способом, которого требуют владельцы бизнеса».
Фаррелл, как и другие сенаторы, в целом не был впечатлен тем, что репортаж не сработал.
«Я был сильно удивлен, когда обнаружил, что, выключив старую [expenses] систему и включили новую систему, что мы просто не могли получить эту информацию, пока эти новые компьютерные программы [for reporting] были разработаны», — сказал он.
Шеридан сказал, что они не могут вернуться к отчетности через старую систему, потому что в ней больше не собирались данные.
«Информация была введена в новую систему, которая работает и работает, а не в старую систему. [meaning] мы больше не можем отчитываться по старой системе», — сказал он.
«Думаю, мы могли бы выгрузить электронную таблицу Excel со всеми данными. [into the old system] потому что все в [new] системы, но не в том формате, в котором отчет о расходах был… и до сих пор требуется».
Шеридан уверен, что пересмотренный график доставки, когда отчет будет передан IPEA к маю, а затем несколько месяцев приемочного тестирования пользователями, кульминацией которого станет запланированный запуск в сентябре 2023 года, достижим.
Фаррелл сказал, что модуль отчетности о расходах станет хорошей проверкой способности группы PEMS удовлетворять потребности пользователей и предоставлять систему, отвечающую ожиданиям сообщества в отношении прозрачности.
«Я думаю, что это будет ключом, если мы сможем удовлетворить все это», — сказал Фаррелл.
«Это цель того, чего мы пытаемся достичь в данный момент».
Читать полную новость на сайте
