7 технических советов для улучшения совместной работы в Интернете

Совместная работа в Интернете стала более доступной и удобной, чем когда-либо прежде, но это не означает, что она всегда проста — на самом деле многим людям трудно общаться и эффективно сотрудничать со своими удаленными коллегами.

Так как же лучше всего использовать технологии для улучшения совместной работы в Интернете?

Технические советы для улучшения совместной работы в Интернете

С помощью этих и других стратегий вы сможете усовершенствовать искусство онлайн-сотрудничества в своей команде:

1. Используйте набор различных приложений для совместной работы. Вы можете начать с поиска и включения набора различных приложений для совместной работы для вашей команды. В наши дни существуют буквально тысячи отточенных приложений, разработанных для облегчения общения и работы людей во всех типах организаций во всех отраслях. Чтобы просмотреть их и выбрать лучшие и наиболее подходящие варианты, требуется много работы, но это того стоит. Например, платформы управления проектами отлично подходят для организации отдельных проектов и задач, а также для отслеживания прогресса на более мелких этапах. Но в этих инструментах может не быть всего, что нужно пользователям для индивидуальной организации или обмена материалами друг с другом; это где хорошее приложение для заметок незаменим. Благодаря большему количеству возможностей для создания, организации, поиска и использования заметок ваши сотрудники будут работать намного эффективнее.

2. Держите это минимальным. Обратная сторона этого уравнения заключается в том, что вы не должны перегружать своих сотрудников различными вариантами выбора. Включение слишком большого количества различных приложений для повышения производительности и совместной работы в ваш набор инструментов приведет к путанице, дезорганизации и значительному увеличению расходов. В идеале у вас будет одна централизованная платформа, на которой вы будете записывать большинство сообщений, выполнение этапов и обмен усилиями. У всех других платформ должна быть четкая, недвусмысленная цель, не противоречащая вашей основной платформе, и все они должны работать на службу этой основной платформе.

3. Установите четкие организационные системы. При обновлении проекта должен ли сотрудник отправить электронное письмо непосредственно руководителю проекта? Или они должны оставить комментарий на платформе управления проектами? Отвечайте на такие вопросы заранее, создав четкую систему организации и коммуникации, которой смогут следовать все ваши сотрудники. Должны существовать протоколы, чтобы сделать совместную работу простой и интуитивно понятной, а также в высшей степени согласованной. Хотя сотрудникам должно быть разрешено оптимизировать свою производительность индивидуально, необходимо единообразие в совместной работе и отчетности.

4. Ведите публичный учет сообщений. Сотрудничество намного проще, когда все участвующие стороны имеют равный доступ к необходимой им информации. Вот почему важно вести публичный учет сообщений, когда это возможно. Нет ничего плохого в отправке электронных писем, личных телефонных звонках или ведении разговора в чате, но если эти сообщения имеют отношение к проекту, они должны быть обобщены и представлены на платформе, доступной для всех участников проекта.

5. Демонстрируйте хорошее лидерство. Лучшие лидеры подавать пример. Тем не менее, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники сотрудничали, убедитесь, что у вас есть сильные лидеры, которые следуют тем же шагам. Ваша система совместной работы развалится, если ваши руководители будут настаивать на том, чтобы записывать все в платформу управления проектами, но никогда не будут делать это сами. Все сообщения и указания от ваших руководителей должны быть четкими, организованными и соответствовать политикам совместной работы.

6. Откажитесь от традиционных встреч. Традиционные встречи часто тратят время впустую, особенно если они проводятся только ради самих встреч. Нет причин «касаться базы» в течение 30 минут каждое утро, если вся информация общедоступна для всех соответствующих участников. Кроме того, большинство вопросов легче решить в беседе, чем во время телефонной конференции. В качестве дополнительного бонуса любая экономия времени, которую вы получаете, удаляя встречи из повестки дня, умножается на количество ваших участников, поэтому, если вы отмените часовую встречу с 10 участниками, вы фактически сэкономите 10 часов времени.

7. Собирайте отзывы. Отзывы сотрудников имеют решающее значение для совершенствования ваших внутренних систем совместной работы. Трудно точно знать, какие инструменты будут работать лучше всего или какие именно системы организации помогут упростить записи ваших сообщений. Но как только вы начнете проводить опросы сотрудников и узнавать больше о том, как думают и действуют ваши клиенты, вы будете в гораздо лучшем положении для совершенствования искусства совместной работы.

Что работает для вашей организации?

Имейте в виду, что разные организации имеют разные ценности и любят работать по-разному. Некоторые организации больше ориентированы на единообразие и точность, в то время как другим нравится проявлять большую гибкость и индивидуальную автономию. Все эти подходы действительны; важно, чтобы вы нашли стратегию онлайн-сотрудничества, которая работает с вашей культурной философией.